【視覺筆記】一流工作者都在用的待辦清單－視覺化教練邱奕霖Dong

我們都忽略最重要的小事：《一流工作者都在用的待辦清單》

著周末讀點書，
在調查職場工作者關於使用待辦清單的結果

出乎意料地竟然有高達41%的人，

所寫的待辦清單都未完成

這點讓我思考著，是否你我都掉入了以下陷阱呢？
#待辦清單寫了就只是寫了沒在用
#沒列具體時間（就等同於許願清單，寫好寫滿寫辛酸?）
#清單列太長(寫完應該也是你最後一次看它吧)
#各任務間沒有關聯

(一來混亂大幅降低你執行動力，二來在各任務間反覆執行確認，讓你的效率大幅降低)
#太多選項(選擇是很消耗大腦能量的…)
#沒有為每項任務加上【情境】
比如說寫著一項"打電話給記者"，
但為何要聯繫？用什麼方式聯繫？聯繫的內容是什麼？對於這任務的情境沒想法，自然執行的難度高，動機也低很多。
#缺乏目標連結
延續剛剛的例子，打電話給媒體記者的目的是什麼？
邀請出席記者會活動？掌握媒體目標數為何？
預期報導篇幅？那些單位（平面電子廣播等）

哇！這下你可能發現了
平常覺得簡單不過的待辦清單，其實並不簡單啊

書中作者列出了大家常用的待辦清單系統或方法
並逐一分析優劣後，建立出以下流程，
但更重要的，如同我在分享視覺筆記課程中常說
「每個人都需建立一套屬於自己的筆記系統」
而待辦清單也是如此

1.區隔當前和未來的任務
2.用預期成果來定義任務
3.把專案拆成多項單獨的任務

有個笑話是這麼說的，
從前從前，有位智者問大眾「請問大家，怎麼吃掉一頭大象？」

現場民眾焦頭爛額、議論紛紛地討論著，就是提不出個答案來

這時，一位小男孩舉起了手，

大聲回答「很簡單，就是一小口一小口吃啊!」

然而，專案猶如大象，如何執行首先要能拆解，以小任務達成微行動，用微行動創造微成就，借此塑造一個正向循環。
4.設定截止日期
5.當前任務設為7項以下
6.用專案、類、地點來管理任務
7.刪去不必要的任務，包含願望、不明確不重要的事，以及下定決心如減肥的事情，不該成為任務，反而是另開專案來處理（參考第三步驟）。
8.估計完成每項任務的時間，並找出所需到工具，資料及相關資源
9.用主動式動詞來引導任務，切記使用具體及正確詞彙，比如剛才的例子，"打電話給記者"，如果說用"聯繫"這個詞，就不夠具體（畢竟聯繫可以是用line,mail,電話或傳真等）。
10.注意哪些任務需要其他資源的投入，